Case study: uproszczenie procesów zarządzania flotą w Adamed

Opublikowano: 7.02.2025

Adamed szukał rozwiązania, które usprawni zarządzanie flotą i zwiększy komfort pracowników. Dzięki wdrożeniu aplikacji Mooveno firma rozwiązała kluczowe problemy i uzyskała dodatkowe korzyści.

Adamed Pharma to polska rodzinna firma farmaceutyczno-biotechnologiczna, która ma w swoim portfolio 900 produktów (tzw. SKU) w Polsce i za granicą, oferowanych pacjentom w kilkudziesięciu krajach na całym świecie. Od 20 lat firma prowadzi własną innowacyjną działalność badawczo-rozwojową, na którą od 2001 roku przeznaczyła 2,2 mld złotych. 

Obecnie Adamed zatrudnia ponad 2700 pracowników, z czego ponad 900 korzysta ze służbowych samochodów. Zarządzanie tak dużą flotą pojazdów wiąże się z licznymi wyzwaniami, którym firma musi stawić czoła. Tradycyjne metody zarządzania w tym obszarze nie zawsze są jednak wystarczające. To właśnie skłoniło Adamed Pharma do poszukiwania nowoczesnych narzędzi. W ten sposób firma zainteresowała się aplikacją Mooveno. 

Wyzwania

W Adamed Pharma zarządzanie firmową flotą stanowi kluczową, ale nie jedyną aktywność związaną z mobilnością. Do dziedziny mobility należą również podróże służbowe, bukowanie lotów, rezerwacja hoteli, wynajem samochodów oraz obsługa tych procesów, z uwzględnianiem weryfikacji i księgowania wydatków. Tak złożony mobilnościowy „ekosystem” jest skomplikowany i wymagający w zarządzaniu, dlatego też Adamed postanowił poszukać w tym obszarze usprawnień. Oto kluczowe wyzwania, z którymi mierzył się nasz Klient przed wdrożeniem Mooveno.

Utrudnienia w korzystaniu z usług mobility

Zespół Adamed Pharma jest w dużym stopniu rozproszony. Firma posiada kilka oddziałów, w których pracują pracownicy stacjonarni. Natomiast ok. 500 pracowników działa w terenie. Spółka stara się zapewnić wszystkim zatrudnionym równy dostęp do usług mobilnościowych, ale w praktyce łatwość korzystania z tych usług może zależeć od lokalizacji i trybu pracy danej osoby. Pracownicy częściowo mogą liczyć na usługi realizowane door-to-door, jednak w niektórych przypadkach muszą samodzielnie poradzić sobie ze znalezieniem myjni, mechanika czy parkometru w strefach płatnego parkowania, co wiąże się z dodatkowymi kosztami czasowymi.

 Nadmiar procesów i „papierologii”

Jak dotąd pracownicy Adamed Pharma poświęcali znaczną część czasu na realizację czynności związanych z organizacją i obsługą usług, takich jak wizyta w myjni, korzystanie z płatnych parkingów, ładowanie samochodów elektrycznych czy przejazd autostradą. – Jakiś czas temu przeprowadziliśmy ankietę wśród Współpracowników z pytaniem, co jest dla nich istotne w kontekście mobilności. Jednym z proponowanych usprawnień była aplikacja na telefon integrująca kilka kluczowych usług i pozwalająca zarządzać nimi w prosty sposób z jednego urządzenia – mówi Beata Macuk, specjalista ds. zakupów w Adamed Pharma.

Duża ilość dokumentów

Duża flota samochodowa sprawia, że do firmowego działu księgowości trafia duża ilość pokwitowań i faktur związanych eksploatacją samochodów. Rozliczanie wielu rachunków za drobne usługi jest czasochłonne i wymaga dużej uwagi. Dokumenty związane z pojazdami trafiają do akceptacji w dziale floty, a także mogą być weryfikowane przez dział zakupów pod kątem zgodności z umowami i budżetem. W efekcie złożoność tego procesu może prowadzić do dodatkowych kosztów. 

Trudność w zarządzaniu dużą liczbą aplikacji

Pracownicy wymieniają smartfony średnio co dwa lata, co wiąże się z koniecznością ponownej instalacji niektórych aplikacji, do czego potrzebna jest znajomość loginów i haseł. W dużej firmie może to stanowić wyzwanie, zwłaszcza gdy usługi realizowane są za pomocą różnych aplikacji. Część pracowników może nie pamiętać swoich danych logowania, w związku z czym kontaktują się z działem floty w celu odzyskania dostępu do aplikacji niezbędnych do pracy w terenie.

Dbałość o względy środowiskowe

Adamed Pharma działa w modelu paperless i korzysta głównie z faktur elektronicznych. Firma dba o środowisko naturalne i przestrzega dobrych praktyk zwłaszcza w kontekście spełniania wymogów regulacyjnych związanych z dyrektywą CSRD oraz publikacji raportów ESG. Ogranicza również emisje CO2 poprzez optymalizację procesów produkcyjnych i logistycznych oraz wdrażanie nowoczesnych technologii. Firma aktywnie poszukuje nowych sposobów na poprawę kondycji środowiska, inwestując w zrównoważone rozwiązania. Zminimalizowanie zużycia papieru i dbanie o względy środowiskowe są dla Adamed szczególnie ważne, ponieważ odpowiedzialność ekologiczna to jeden z kluczowych elementów strategii firmy. 

Rozwiązanie

Nasi eksperci spotkali się z przedstawicielami Adamed Pharma odpowiedzialnymi za zarządzanie firmową flotą, zakupami i finansami. Przeprowadziliśmy analizę potrzeb i zidentyfikowali problemy, z którymi firma mierzyła się w obszarze mobilności. Przedstawiliśmy funkcje naszej aplikacji, zaprezentowaliśmy dotychczasowe wdrożenia i omówiliśmy korzyści, jakie nasze narzędzie zapewnia firmom – oraz to, jak może przyczynić się do optymalizacji procesów i oszczędności dla Adamed. Po zaakceptowaniu rozwiązania przez Klienta przystąpiliśmy do wdrożenia aplikacji. Zadbaliśmy m.in. o przeszkolenie pracowników, by ułatwić im zrozumienie działania Mooveno i zapewnić pełną wygodę korzystania z naszego rozwiązania.

Rezultaty

Dzięki nawiązaniu współpracy z Mooveno firmie Adamed Pharma udało się rozwiązać nie tylko wstępnie zidentyfikowane problemy, ale również uzyskać dodatkowe korzyści. Oto kluczowe rezultaty wdrożenia naszej aplikacji u Klienta.

Zwiększenie satysfakcji i komfortu pracowników oraz wydajności ich pracy

Pracownicy Adamed Pharma korzystający z aplikacji są zadowoleni z funkcjonalności i możliwości, jakie daje Mooveno. Aplikacja zdecydowanie zwiększyła komfort i wydajność ich pracy. Dzięki Mooveno przedstawiciele firmy mogą sprawnie korzystać z niezbędnych usług, takich jak płatności za parkowanie, myjnie czy przejazdy autostradami, bez tracenia czasu na pobieranie kwitków czy logowanie się do różnych aplikacji.

Uproszczenie procesów i oszczędność czasu

Zmniejszyła się ilość zadań pracowników biurowych, zmniejszając nakład pracy związany z rozliczaniem kosztów. Przykładowo, dział floty otrzymuje jedną fakturę za kilka usług i może ją zaimportować do systemu w formie pojedynczego załącznika. – Jest dla nas bardzo istotne, żeby zarządzać wszystkimi usługami, które świadczymy względem Współpracowników i związanymi z nimi kosztami w prosty, przystępny sposób. Ułatwia to pracę nie tylko Współpracownikom działającym w terenie, ale również działom i zespołom, które rozliczają te wydatki – mówi Paweł Pawlik, fleet manager w Adamed.

Zwiększenie dostępności i poprawa jakości usług

Po wdrożeniu Mooveno Adamed chwali sobie szybkość realizacji usług związanych z obsługą floty oraz ich jakość. Aplikacja zapewnia pracownikom firmy łatwy dostęp do sieci zweryfikowanych i rzetelnych usługodawców.

Większa transparentność i bezpieczeństwo transakcji

Mooveno gwarantuje przejrzystość i bezpieczeństwo transakcji, dokumentując wszelkie działania w obszarze wspieranych usług.

Lepsza kontrola kosztów

Aplikacja pomogła również Adamed Pharma uszczelnić wydatki i zadbać o wydajniejsze wykorzystanie budżetu flotowego. Zmniejszyły się też koszty związane z obsługą rachunków i faktur.

Poprawa stanu samochodów

Dzięki korzystaniu z usługi MultiCheck Adamed Pharma odnotował wyraźną poprawę stanu samochodów zwracanych przez pracowników. Firma otrzymuje też znacznie szybciej informacje o uszkodzeniach, co pozwala jej na wczesną reakcję i podejmowanie decyzji o naprawie tuż po wykryciu usterki.

Wsparcie w obszarze ESG/CSRD

Korzystanie z aplikacji Mooveno przekłada się na konkretne korzyści ekologiczne. Wszelkie działania w zakresie dekarbonizacji ułatwiają firmie spełnienie wymagań wynikających z dyrektyw CSRD i CSDDD. Adamed obecnie przygotowuje się do procesu raportowania zrównoważonego rozwoju i jest w trakcie opracowywania trzech strategii: ESG, dekarbonizacji i cyrkularności, w ramach których będzie wprowadzać szereg proekologicznych rozwiązań. Wdrożenie Mooveno jest niewątpliwie istotnym krokiem na tej drodze.