Case study: konsolidacja usług mobility w firmie farmaceutycznej

Opublikowano: 22.08.2024

Globalna firma z branży farmaceutycznej, użytkująca w Polsce 550 pojazdów, mierzyła się z kilkoma wyzwaniami, które wymagały zmiany procesów i usprawnienia obiegu dokumentów dla usług mobility. Dodatkowo firma w swoich wartościach ma wpisany zrównoważony rozwój, co przekłada się na potrzebę sięgania po bardziej ekologiczne rozwiązania w zakresie zarządzania flotą. 

I. Wyzwania:

Spadająca efektywność działu sprzedaży

Handlowcy w tej organizacji poświęcali dużą część swojego czasu na biurokratyczną obsługę takich zadań jak rozliczenie dokumentów za parkowanie, myjnie, ładowarki samochodów elektrycznych. Obniżało to komfort pracy, skuteczność pracowników działu handlowego, przyczyniało się do spadku satysfakcji pracowników sprzedaży. 

Uszczelnienie wydatków firmowych 

Rozbieżności między budżetem w dziale finansów, a faktycznymi wydatkami zgromadzonymi w dziale kontrolingu wskazywały na możliwości pomijanie istniejących procedur w zakresie polityki flotowej. Pracownicy mieli dostęp do firmowych kart kredytowych, na bazie których generowali koszty nie podlegającej kontroli odpowiednich działów. Dodatkowo firma zmagała się z bardzo dużymi kosztami zwrotów pojazdów do firmy leasingowej.

Ograniczenie liczby rozliczanych dokumentów

Dział księgowości był przeciążony koniecznością rozliczania licznych paragonów, faktur z różnych firm, co znacznie obciążało pracowników i generowało niepotrzebne koszty. 

Dane do raportu Zrównoważonego rozwoju 

Dział ESG potrzebował mierzalnych działań związanych z ochroną środowiska, aby realizować strategiczne cele firmy i dostarczyć wartościowe dane do raportu ESG, które zostaną wniesione do globalnego raportu CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive).

Wizerunek firmy i wygoda pracowników

Usługi mycia pojazdów w ramach karty paliwowej (myjnie automatyczne) znacząco ograniczały możliwości odpowiedniego dbania o auta (na zewnątrz i w środku), a co za tym idzie - o wizerunek firmy, co więcej - brak jednej aplikacji do umawiania wizyt w myjni ograniczał komfort pracowników. 

II. Rozwiązanie

W pierwszym etapie spotkaliśmy się z zespołem floty, zakupów, osobą odpowiadająca za politykę ESG oraz nadzorującym cały proces Dyrektorem Finansowym, aby poznać wyzwania z jakimi mierzy się firma w zakresie obsługi użytkowników pojazdów firmowych. Następnie przedstawiliśmy funkcje oraz potencjał aplikacji Mooveno, a na podstawie case studies oraz naszych doświadczeń zaproponowaliśmy rozwiązania odpowiadające na aktualne potrzeby klienta.

III. Etap wdrożenia

1. Pilotaż usługi na wybranej grupie osób:

Po zakończeniu testu przeprowadziliśmy anonimową ankietę, która pozwoliła nam przygotować dedykowane pakiety mobilności, dostosowane do różnych stanowisk w firmie klienta. Opinia klienta:

"Jesteśmy bardzo zadowoleni z usługi Mooveno. Chociaż wymagała pewnych dostosowań do naszych specyficznych potrzeb i polityki, jest zdecydowanie warta rozważenia. Dzięki Mooveno znacząco obniżyliśmy koszty pracy wewnątrz firmy oraz ułatwiliśmy pracownikom rozliczanie wydatków służbowych." – podkreślił Global Car Fleet Manager 

2. Osiągnięte rezultaty w trakcie współpracy:

2.1 Realne oszczędności 

Dzięki każdorazowej weryfikacji numeru rejestracyjnego przez pracownika myjni wyeliminowano możliwość nadużyć. Redukcja kosztów utrzymywania czystości aut wyniosła ponad 35%, co w skali roku przełożyło się na ponad 200 tys. zł oszczędności.

2.2. Ograniczenie dokumentacji papierowej 

Elektroniczna faktura zbiorcza z załącznikiem pokazującym wykorzystanie usług przez poszczególne samochody i użytkowników radykalnie ograniczyła liczbę papierowych dokumentów rozliczanych w księgowości. 

2.3. Benefit pracowniczy 

Zespół ocenia usługę bardzo pozytywnie, ponieważ wpływa ona nie tylko na komfort pracy, ale również na bezpieczeństwo podróżowania. Dodatkowo dla wybranych pracowników została włączona usługa VIP, pozwalająca na skorzystanie z opcji door to door z siedziby firmy. 

2.4. Dane do raportu ESG 

Przy flocie 550 pojazdów, jaką dysponuje klient, wdrożenie przełożyło się na roczne oszczędności zasobów środowiska, które sięgnęły 11.400 kg CO2 oraz 1 mln litrów czystej wody. 

2.5. Zielony wizerunek 

Dzięki certyfikatowi „EcoFreindly CarFleet” dział ESG klienta wspólnie z działem marketingu zaplanował kampanię budującą wizerunek firmy jako ekologicznej. 

2.6. Optymalizacja kosztów ubezpieczenia 

Kontrola uszkodzeń realizowana podczas mycia pojazdów oraz raporty MultiCheck pomogły zespołowi floty lepiej zarządzać szkodowością i tym samym optymalizować koszty ubezpieczenia. Finalnie przełożyło się to na zmniejszenie kosztów wycofania pojazdów o 47% (kary płacone do leasingu) oraz pozwoliło obniżyć koszty polis komunikacyjnych o 12%.

IV. Podsumowanie

Wdrożenie aplikacji Mooveno pozwoliło klientowi osiągnąć założone cele, jak: 

• Zmniejszenie działań biurokratycznych w dziale sprzedaży, podniesienie satysfakcji handlowców
• Wyeliminowanie kosztów, które realizowane były poza nadzorem działu floty (większa kontrola)
• Zmniejszenie roboczogodzin w dziale księgowości (digitalizacja procesów)
• Uzyskanie wsadu do raportu CSRD w ramach globalnych struktur firmy (ekologia)
• Ograniczenie drobnych szkód (monitoring szkód umożliwił natychmiastowe reakcje)
• Obniżenie kosztów ubezpieczeń komunikacyjnych
• Większe zadowolenie pracowników (wygoda)

To wszystko dzięki zastosowaniu jednej aplikacji Mooveno, która okazała się idealnym rozwiązaniem dla naszego klienta. 

*bezpłatny voucher jest ofertą dla firm posiadających przynajmniej 30 aut.