Firma bez papieru: biznesowe i ekologiczne zalety modelu paperless

Opublikowano: 2.08.2024

Coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie cyfrowego obiegu dokumentów. Przejście do standardu paperless pozwala nie tylko zmniejszyć koszty i usprawnić procesy. Generuje również wymierne korzyści środowiskowe, które można wykazać w raportach ESG.

W 2022 r. na świecie wyprodukowano prawie 420 milionów ton papieru. Skutki ekologiczne są kolosalne. Branża papiernicza przyczynia się do deforestacji, zużycia i skażenia wód, odpowiada też za istotną część emisji CO2 i zużycia energii w przemyśle (aż 6%!).

Choć mogłoby się wydawać, że papier jest passé, to jego produkcja nie przestaje rosnąć. Przyczyniają się do tego m.in. polskie firmy, które wciąż chętnie korzystają z „celulozy”.

Tymczasem przejście na model paperless generuje szereg korzyści, obejmujących m.in. zmniejszenie kosztów operacyjnych, usprawnienie procesów, zwiększenie bezpieczeństwa danych i zyski ekologiczne możliwe do wykazania w raportowaniu ESG.

Paperless – co to takiego?

Koncepcja paperless, czyli firmy bez papieru, pojawiła się już w latach 70. ubiegłego wieku. Wówczas miała posmak futurologii, dziś powoli staje się standardem w nowoczesnych organizacjach.

Paperless nie zakłada – ale i nie wyklucza – całkowitej eliminacji papieru z działalności firmowej. Wiąże się jednak z minimalizacją jego zużycia w codziennych operacjach i ogólnej strategii zarządzania dokumentacją. Zgodnie z założeniami tej koncepcji dokumenty powinny być generowane i przechowywane w formie elektronicznej.

Gwałtowny rozwój paperless trwa od dobrych kilku lat. Sprzyja mu cyfryzacja i automatyzacja procesów biznesowych, do których przyczyniła się m.in. pandemia, ale również dążenie firm do optymalizacji kosztów.

Polskie firmy papierem stoją

W swoim raporcie z 2012 r. KPMG wyliczyło, że polskie firmy zużywają miesięcznie ponad 11 milionów ryz papieru A4 (ponad 5,5 miliarda kartek). 8,2 proc. wydruków jest marnowanych, co przekłada się na stratę ok. 50 kartek papieru w przeliczeniu na pracownika.

Od publikacji tych danych sporo się zmieniło, ale większość rodzimych firm wciąż nie może uwolnić się od papieru. Jak wynika z wyliczeń Konfederacji Lewiatan, każdego roku w Polsce wystawianych jest ok. 1,5 miliardów faktur. Ponad 90% z nich to tradycyjne faktury drukowane. W 2022 r. tylko 17 proc. firm wystawiało faktury wyłącznie w formie elektronicznej.

Jednak papier w firmach to nie tylko faktury, ale również paragony, bilety, raporty, umowy i szereg innych dokumentów. Wiele z tych obszarów można stosunkowo łatwo poddać digitalizacji przez wdrożenie prostych rozwiązań i zwykłą zmianę przyzwyczajeń.

Dlaczego warto zrezygnować z papieru?

Ograniczenie wykorzystania papieru na rzecz elektronicznych form przechowywania, przetwarzania i przekazywania informacji niesie ze sobą szereg korzyści. Wiele z nich ma bezpośredni wpływ na bieżącą działalność firmy, inne mają charakter pośredni i długoterminowy. Oto kluczowe zalety podejścia paperless.

1. Oszczędności finansowe

To najbardziej oczywisty efekt przejścia na systemy bezpapierowe. Model paperless pozwala ograniczyć koszty zakupu papieru, drukarek, tonerów, a także przechowywania i archiwizacji dokumentów.

2. Poprawa bezpieczeństwa danych

Papierowe dokumenty mogą łatwo wpaść w niepowołane ręce. Paperless pozwala na znacznie skuteczniejszą kontrolę dostępu i zabezpieczenie wrażliwych danych przed wglądem osób nieuprawnionych. Informacje przechowywane w wersji cyfrowej są również znacznie lepiej chronione przed przypadkową utratą, m.in. dzięki mechanizmowi automatycznego tworzenia kopii zapasowych na serwerach.

3. Analityka i raportowanie

Dokumenty elektroniczne są łatwiejsze do indeksowania i wyszukiwania w firmowej bazie danych niż dokumenty papierowe. Pozwalają więc na szybki i łatwy dostęp do informacji. Umożliwiają też eksport danych do popularnych formatów, jak Excel lub CSV, i wprowadzanie ich do narzędzi analitycznych, np. w celu wykrycia określonych prawidłowości, optymalizacji procesów, ograniczenia kosztów czy usprawnienia podejmowania decyzji.

4. Zwiększenie efektywności

Drukowanie i przetwarzanie fizycznych dokumentów (np. ich pakowanie, podpisywanie, przybijanie pieczątek, przekazywanie do wysyłki, wprowadzanie do systemu itd.) pochłania sporo czasu. W przypadku cyfrowego obiegu dokumentów ich obsługa przebiega znacznie sprawniej, co przyczynia się do ogólnego przyspieszenia procesów biznesowych.

5. Korzyści środowiskowe do uwzględnienia w raportach ESG

Wytworzenie kilograma papieru przekłada się na emisję ok. 6,3 kg dwutlenku węgla. Wydrukowanie i przesyłania jednej papierowej faktury to „równowartość” ok. 50 g CO2. W przypadku faktury elektronicznej ten przelicznik wynosi zaledwie 5g. Do tego dochodzą koszty związane z zużyciem wody i energii elektrycznej niezbędnych do produkcji papieru, a także analogiczne koszty związane z produkcją drukarek i tonerów.

Przejście na model paperless oznacza realne – i mierzalne – korzyści środowiskowe. Firmy mogą je wykazać w raportach ESG, wymaganych przez unijną dyrektywę CSRD. Środowiskowy wymiar cyfryzacji nadaje się również do wykorzystania w działaniach PR, budujących wizerunek firmy jako organizacji ekologicznej.

Paperless zyskuje na popularności

Firmy w Polsce i na świecie coraz częściej decydują się na przejście do modelu paperless. Potwierdzają to raporty firm konsultingowych https://www.ey.com/pl_pl/innovation/podejscie-paperless-czym-jest-esg-fy24 , a także konkretne case studies.

Z elektronicznego obiegu dokumentów od lat korzysta m.in. Bank Światowy, który uprościł w ten sposób wiele procedur i ograniczył koszty związane z magazynowaniem fizycznych dokumentów.

Innego przykładu cyfryzacji obiegu dokumentów dostarcza Asseco Poland https://biznesbezpapieru.pl/artykuly/cyfryzacja-obiegu-i-akceptacji-dokumentow-case-study-paperless-w-asseco-poland/ . W 2021 r. spółka poinformowała o realizacji projektu paperless w biurze zarządu. Pozwoliło to na zaoszczędzenie m.in. 84 ryz papieru i ok. 155 dni roboczych.

Paperless to również popularne rozwiązanie w wielu placówkach edukacyjnych, a także w rekrutacji. Działy HR coraz częściej korzystają wyłącznie z rozwiązań cyfrowych podczas poszukiwania, selekcji i onboardowania pracowników.

W jaki sposób Mooveno wspiera model paperless?

Podejście paperless można wdrażać w wielu obszarach działalności biznesowej. Jednym z nich jest zarządzanie usługami związanymi z flotą pojazdów. Aplikacja Mooveno obsługuje kilka kluczowych procesów w tej dziedzinie i wciąż wzbogaca się o nowe funkcje.

Dzięki Mooveno firmy mogą:

- wygodnie korzystać z dostępu do największej w Polsce sieci profesjonalnych ręcznych myjni samochodowych,

- monitorować stan floty i otrzymywać na bieżąco informacje dotyczące stanu pojazdów,

- w prosty sposób płacić za przejazdy autostradami i parkingi,

- korzystać z ładowarek samochodów elektrycznych.

Wszystkie usługi dostępne w ramach Mooveno realizowane są w trybie paperless. Płatności, rozliczenia i raporty zawierające szczegółowe informacje o wykonanych usługach obsługiwane są elektronicznie. Wdrożenie aplikacji zapewnia wszystkie korzyści związane z cyfrowym obiegiem dokumentów. Dostarcza też konkretnych wartości środowiskowych, które firmy mogą wykorzystać w raportowaniu ESG.

Więcej informacji o zaletach Mooveno znajdziesz na naszej stronie ofertowej https://www.mooveno.pl/oferta